FAQs

Diese Auflistung an FAQs soll dabei helfen, einzelne Problemstellungen rasch zu lösen. Diese Liste wird laufend erweitert. Detaillierte Beschreibungen gibt es in den jeweiligen Dokumentationsseiten.

Allgemeines und Einstellungen

Mehr Informationen allgemein zu Betreibereinstellungen im Rahmen der Kundenverwaltungssoftware finden Sie hier: Parking Management System (arivo.app) (opens new window)

Warum sehe ich die Menüpunkte "Kundengruppen", "Artikel", "Produkte", "Vergütungen" und "Enforcement" nicht?

Sie verwenden die neueste Version unserer Kundenverwaltungssoftware. Die genannten Funktionen sind so nur bei der ersten Version verfügbar. In der neuesten Version sind diese Funktionen anderweitig abgedeckt und integriert.

Wie kann ich jemanden als Backoffice-Nutzer hinzufügen?

Nur ein bereits registrierter Nutzer mit vollen Rechten kann einen weiteren Nutzer hinzufügen. Im Menü Einstellungen > Profil haben Sie eine Liste aller bereits eingetragenen Nutzer; mit Klick auf "Neu" können Sie einen neuen Nutzer anlegen. Als einziges Pflichtfeld gilt die E-Mail Adresse, der neue Nutzer wird via E-Mail informiert, sein Profil zu vervollständigen. Wählen Sie "Verringertes Menü" wenn der neue Nutzer nicht zu allen Menüpunkten Zugriff erhalten soll (dies kann auch später geändert werden).

Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Parking Management System (arivo.app) (opens new window)

Kann ein Kunde mehrere Rechnungsadressen haben?

Ja. Ein Backoffice-User kann in der Kundenverwaltung jederzeit mehrere Rechnungsadressen für einen Kunden anlegen, die für registrierte Kunden im Kundenportal auch sichtbar sind. Zusätzlich gibt es die Option unter Einstellungen > Sonstige Einstellungen registrierten Kunden zu erlauben, selbst mehrere Rechnungsadressen im Kundenportal hinzuzufügen. Wird die Einstellung von aktiv auf inaktiv geändert, können neue Adressen im Kundenportal nicht mehr hinzugefügt werden, bestehende werden aber auch nicht gelöscht (dies müsste manuell entweder durch den registrierten Kunden selbst oder in der Kundenverwaltung geschehen).

Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Parking Management System (arivo.app) (opens new window)

Kundenverwaltung

Mehr Informationen allgemein zur Kundenverwaltung finden Sie hier: Parking Management System (arivo.app) (opens new window)

Wie kann ich KundInnen über Atkuelles/Notwendiges informieren?

Registrierte Kunden können via E-Mail über das System kontaktiert werden. In der Kundenübersicht können Sie Ihre Kundenliste entsprechend filtern (zB nach Garage oder Vertragsvorlage) und danach den Button "Kontaktieren" klicken. Es wird sich ein Entwurf Ihres als Standard eingestellten E-Mail Programms öffnen und alle E-Mail Adressen der gefilterten Kunden in die BCC (blind copy) Adresszeile kopiert werden. Achtung: Wenn die Liste mehr als 100 E-Mail Adressen umfasst, werden die E-Mail Adressen nur in die Zwischenablage kopiert. Sie müssen Ihr E-Mail Programm manuell starten und die Adressaten in die BCC Adresszeile einfügen.

Mehr Infos dazu finden Sie hier: Parking Management System (arivo.app) (opens new window)

Wie funktionieren die Kundenfilter?

• Aktive Verträge von: das Startdatum eines Vertrags ist größer oder gleich dem Filterkriterium
• Aktive Verträge bis: das Enddatum eines Vertrags ist kleiner oder gleich dem Filterkriterium

Welche Informationen sind notwendig um einen neuen Kunden anzulegen?

Ein Kunde kann grundsätzlich ohne Informationen angelegt werden. Soll der Kunde Pay-Per-Use verwenden, muss das Kennzeichen hinterlegt werden. Es kann auch ein Vertrag abgeschlossen werden. Achtung: Anfallende Kosten können nicht verrechnet werden, solange keine Rechnungsadresse hinterlegt ist und der Kunde kein Zahlungsmittel hinterlegt hat. Vermeiden Sie Kunden ohne allgemeine Daten anzulegen, um die Kundenverwaltung sinnvoll nutzen zu können.

Wie kann ich einen App Login für einen bestehenden Kunden im Nachhinein anlegen?

Gehen Sie zur Kundenliste und öffnen Sie einen Kunden (Kundendetails). Klicken Sie hier den Button "Neuen App Login anlegen". Hat der Kunde bereits eine E-Mail Adresse hinterlegt, ist diese vorausgefüllt. Ist noch keine E-Mail Adresse hinterlegt, geben Sie diese hier ein. Mit Klick auf "Speichern" bekommt der Kunde eine E-Mail um den App Login bzw die E-Mail Adresse zu bestätigen und ein Passwort zu vergeben.

Info: wenn bereits ein App Login vorhanden ist, gibt es den Button "Neuen App Login anlegen" nicht. Stattdessen können Sie Details zum App Login mit dem Button "mit E-Mail" einsehen.

Mehr Infos dazu finden Sie hier: Parking Management System (arivo.app) (opens new window)

Wie kann ich ein Zahlungsmittel für einen Kunden hinterlegen?

Ein anderes Zahlungsmittel als "Barzahlung" kann nur vom Kunden selbst über das Kundenportal hinterlegt werden. Sie können den Kunden direkt über das System informieren, ein Zahlungsmittel zu hinterlegen. Voraussetzung dafür ist, dass bereits eine Rechnungsadresse hinterlegt ist.

Gehen Sie zur Adresse in den Kundendetails und wählen Sie beim 3-Punkte-Menü "Zahlungsart verwalten". Auf der folgenden Seite klicken Sie auf "Zahlungsart anfordern". Mehr Infos dazu finden Sie hier: Parking Management System (arivo.app) (opens new window)

Rechnungslegung

Mehr Informationen allgemein zur Rechnungslegung finden Sie hier: Parking Management System (arivo.app) (opens new window)

Wie wird die monatliche Rechnung erstellt?

Die monatliche Rechnung wird am Monatsersten automatisch aus dem System erstellt und den Kunden per E-Mail zugestellt. Sollte dies vereinzelt aus irgendwelchen Gründen nicht funktioniert haben, können Sie für einzelne Kunden die Monatsrechnung auch manuell über die Kundendetails erstellen.

Warum wurde keine Rechnung erstellt?

Eine Rechnung kann nur ausgestellt werden, wenn eine Rechnungsadresse des Kunden hinterlegt ist. Während des monatlichen Rechnungserstellungsprozesses wird für jeden Kunden ohne Rechnungsadresse eine Benachrichtigung erstellt. Sie können die Adresse entsprechend nachversorgen und die Monatsrechnung für den betroffenen Kunden manuell erstellen.

Wie erstelle ich eine Stornorechnung oder Gutschrift?

Sowohl eine Stornorechnung als auch Gutschrift kann jederzeit manuell für einen Kunden erstellt werden. Klicken Sie in den Kundendetails bei Rechnungen auf "Neue Rechnung". Befüllen Sie Ihre eigene und die Rechnungsadresse des Kunden, den Leistungszeitraum und Ziffernlauf der Rechnung. Danach können Sie einen oder mehrere Rechnungsposten/Artikel hinzufügen: wählen Sie das zu bebuchende Konto, geben Sie eine Namen für den Rechnungsposten und evtl Beschreibung, den Preis und den Umsatzsteuercode an. Mit "Speichern" wird die Rechnung erstellt und an den Kunden via E-Mail zugestellt.

Was ist die "Vorschau der nächsten Rechnung"?

Die Vorschau der nächsten Rechnungen listet jene Parkvorgänge auf, die durch kostenverursachende Einzelparkvorgänge in der laufenden Abrechnungsperiode entstanden sind (Parkvorgänge die nicht von einem Vertrag gedeckt sind). Diese Kosten werden mit der nächsten Rechnungsstellung verrechnet und vom Kunden entsprechend der hinterlegten Zahlungsmethode eingezogen.

Reservierungen

Mehr Informationen allgemein zu Reservierungen finden Sie hier: Parking Management System (arivo.app) (opens new window)

Wie werden die Parkkosten bei einer Verlängerung einer Reservierung berechnet?

Bei einer Verlängerung werden die Kosten so berechnet, als würde es nur eine Reservierung geben. Somit können die eventuellen Preisvorteile einer längeren Buchung genutzt werden.

Entstehen bei einer Stornierung Kosten?

Für den Endkunden entstehen keine Kosten, er kann die Reservierung komplett kostenlos stornieren (falls Stornierungen bei den Einstellungen zugelassen sind).

Der Anlagenbetreiber muss die Payment Fees tragen. Angenommen, die Payment Fees bei einer Zahlung von 10€ betragen 1€. Der Endkunde bekommt die vollen 10€ zurück, der Anlagenbetreiber muss allerdings 1€ trotzdem bezahlen.

Wie lange vorher muss eine Reservierung storniert werden?

Das ist von den Reservierungseinstellungen abhängig. Es könnte eingestellt werden, dass Reservierungen gar nicht storniert werden können oder aber bis kurz vor Antritt der Reservierung.

Kann über die maximal erlaubte Parkdauer hinaus verlängert werden?

Je nachdem, ob dies bei den Reservierungseinstellungen zugelassen ist, können Reservierungen auch über die maximal erlaubte Parkdauer hinaus verlängert werden.

Muss der Kunde genau zur reservierten Zeit ein- und ausfahren?

Wenn die Karenzzeit auf 0 Minuten gesetzt wird, muss der Kunde innerhalb der reservierten Zeit ein- und ausfahren. Es kann aber die Karenzeit bei den Reservierungseinstellungen erhöht werden, wodurch der Kunde dann um genau jene Zeit früher ein, beziehungsweise später ausfahren darf.

Können mehrere Reservierungen zur selben Zeit vorgenommen werden?

Es ist möglich, mehrere Reservierungen zur selben Zeit vorzunehmen.

Können verschiedene Tarife angeboten werden?

Reservierungen werden alle zum selben Tarif verrechnet. Es kann also keine Unterscheidung beispielsweise zwischen Kundengruppen vorgenommen werden.

Wie kommt der Status "zum Teil bezahlt" zustande?

Ein Kunde hat eine Reservierung getätigt und diese auch schon bezahlt. Wenn er nun bei der Verlängerung der Reservierung den Zahlvorgang doch vorzeitig abbricht, ist die komplette Reservierung nr zum Teil bezahlt.

Können Rabatte vergeben werden?

Wenn eine Reservierung im Backoffice angelegt werden, können Rabatte (entweder in Prozent oder in absoluten Werten) vergeben werden.

Bekommt der Kunde bei Änderungen im Backoffice eine Verständigung per E-Mail?

Wird die Reservierung im Backoffice geändert, wird der Kunde darüber nicht in Kenntnis gesetzt.

Kann das Zahlungsmittel gespeichert werden?

Wenn der Kunde das erste Mal eine Reservierung tätigt, kann er beim Zahlvorgang bei "Zahlungsmittel speichern" ein Häkchen setzen und es wird das Zahlungsmittel für die nächste Reservierung gespeichert.

Was passiert, wenn man der Kunde das Zeitfenster der Reservierung nicht einhält, die Parkdauer überzieht und keine Verlängerung eingegeben hat?

In diesem Fall kann man nicht ausfahren. Man kann erst ausfahren, wenn vor Ort die Kurzparkkosten über die PayApp oder das Terminal in der Säule beglichen wurden. Dies gilt jedoch nur, wenn es vor Ort eine Bezahlmöglichkeit gibt. Gibt es keine Bezahl Möglichkeit, kann der Kunde trotzdem ausfahren, auch wenn seine Reservierung ausgelaufen ist.

Tipps & Tricks

Wie gebe ich Zahlen ein?

Kommazahlen sind mit . (Punkt) einzugeben (nicht mit , (Komma)). Ein Tausenderseparator wird automatisch beim Speichern eingefügt.